Ein zeitnahes und aussagekräftiges System zur Kontrolle unserer Kosten und Gewinne setzt 2 Dinge voraus:

• Eine Buchführung auf Basis eines Kontenrahmens in Form einer Teilkostenrechnung
• Eine Preiskalkulation mittels einer Deckungsbeitragsrechnung, die nach den Aussagen der Teilkostenrechnung aufgebaut ist

Viele Hotels kalkulieren ihre Preise traditionell auf Basis eines prozentualen Rohaufschlages, der auf den Wareneinsatz aufgerechnet wird. Die Herkunft dieser Aufschlagsätze resultiert in der Regel aus der eigenen Finanzbuchhaltung oder aus Betriebsvergleichen. Nicht selten sind sie auch nur geschätzt. Dass diese Kalkulationsmethode kaum für ein wirksames Controlling geeignet ist, wird meist erst dann deutlich, wenn Umsätze und Gewinne sinken.

Durch dieses simple Beispiel wird klar, dass bei der Aufschlagkalkulation die Lohn- und Gemeinkosten, unabhängig von deren tatsächlichen Aufwand, einfach auf die Kosten des Wareneinsatzes verteilt werden. Das größere Glas verursacht in Wirklichkeit nur 0,25% mehr Kosten als das kleine, denn sowohl die Personalkosten, wie auch alle anderen Kosten, außer dem Wareneinsatz, sind unabhängig von der Füllmenge.

Die Risiken, die diese Kalkulationsmethode mit sich bringt, können auf Dauer fatal sein:

• Umsätze und Gewinne sinken, weil Gäste bevorzugt das kleinere und billigere Produkt bestellen
• Verluste entstehen, wenn der Rohgewinn des kleinen Produktes die Gemein- und Lohnkosten nicht abdeckt
• Umsatzchancen mit größeren Ausschankmengen werden vertan

Anders als beim pauschalen Aufschlagen der Lohn- und Gemeinkosten auf den Wareneinsatz, auch Vollkostenrechnung genannt, werden bei der Deckungsbeitragsrechnung nur die Kosten aufgeschlagen, die auch tatsächlich dem Produkt zu zurechnen sind. Dies setzt jedoch voraus, dass Ihnen Ihre Buchhaltung diese Zahlen auch liefert. Sinnvoll ist daher die Verwendung eines Kontenrahmens nach dem standardisierten und in der Hotellerie üblichen Uniform System of Accounts for the Lodging Industrie, kurz USALI. Passen Sie gemeinsam mit Ihrem Buchhalter diesen umfangreichen Kontenrahmen den Erlös- und Kostenstellen Ihres Hotels an.

Bei der Aufbereitung der monatlichen Buchführung werden nun alle variablen Kosten den jeweiligen Kostenstellen (Abteilungen) zugeordnet. Anhand des betriebswirtschaftlichen Controlling können Sie dann bereits erkennen, wie rentabel und ertragsstark Ihre einzelnen Abteilungen gearbeitet haben. Durch das Controlling wird hier bereits deutlich, ob die jeweiligen variablen Kosten gedeckt sind, inwieweit fixe Kosten, die nicht direkt zu zuordnen sind, mit abgedeckt wurden und wie hoch Ihr Ertrag ist. Auch die Kalkulation von einzelnen Speisen und Getränken können Sie nun auf Basis dieser Zahlen durchführen. Regelmäßige Kontrollen sind notwendig

Durch die Teilkostenrechnung können Sie nicht nur Ihre Preise erfolgsorientiert kalkulieren, sondern auch wichtige Kennzahlenvergleiche, Kontrollen und Marketingmaßnahmen durchführen, um Ihre Erträge zu steigern. Die Anwendung der Teilkostenrechnung auf Basis eines Kontenrahmens nach den Uniform Systems of Accounts liefert Ihnen entscheidende Informationen über die Rentabilität und die Ertragsstärke Ihrer einzelnen Kostenstellen. Im Sinne einer umfassenden Kontrolle, sollten Sie die Informationen, die Sie über Ihre monatliche BWA erhalten, jedoch ebenso einsetzen,

• um Kennzahlen zu vergleichen,
• um bei massiven Abweichungen direkt zu reagieren,
• um Chancen zu erkennen, die Kosten senken und Erlöse steigern.

Die Bemessungsgrundlagen zum internen Vergleich Ihrer wichtigsten Kennzahlen sind zum einen Ihre jeweiligen Ist-Zahlen aus dem Vorjahr. Zum anderen stellen Sie Ihre aktuellen Erlöse und Kosten den Werten Ihres Budgets gegenüber. Nicht immer weist eine negative Abweichung direkt auf Handlungsbedarf hin. Denn Abweichungen vom Budget können beispielsweise auch durch Einflüsse geschehen, die zum Zeitpunkt der Erstellung noch nicht bekannt waren oder schlichtweg übersehen wurden.

Jedoch gibt Ihnen jede massive Abweichung vom Vorjahresergebnis und vom Budget Anlass zu prüfen, worin die Ursache liegt. Die Wahrscheinlichkeit, dass Schwachstellen langfristig unerkannt bleiben sinkt erheblich und Sie können das Controlling Ihrem Betrieb wirtschaftlich effizienter gestalten.

Obwohl im oben genannten Beispiel nur eine grobe Trennung der Kosten- und Erlösstellen vorgenommen wurde, wird trotzdem deutlich, wie wichtig die Teilkostenrechnung ist, um den Betriebserfolg detailliert und kurzfristig messen zu können. Doch nicht nur Ihr Kostenmanagement können Sie auf diese Weise steuern. Durch die Teilkostenrechnung haben Sie jederzeit einen genauen Überblick, wie hoch Ihr Deckungsbeitrag in Ihren einzelnen Abteilungen ist und wie hoch nach Abzug der Fixkosten Ihre Erträge sind. Dem entsprechend können Sie Ihre Preispolitik so gestalten, dass Sie nicht Gefahr laufen, Verluste zu machen, die Sie erst zu spät erkennen.

Ein systematisches Controlling bedeutet nicht nur, Ergebnisse zu kontrollieren, sondern auch, sich regelmäßig betriebswirtschaftliche Informationen zu beschaffen, auszuwerten und mit gezielten Maßnahmen zu reagieren.