Alle Jahre wieder erleben viele kleine und mittelständische Businesshotels das gleiche Szenario: Die Sommermonate stehen vor der Tür, die Zimmerauslastung sinkt rapide unter 30 % und in Ihrer Finanzplanung klafft eine Liquiditätslücke. Saisonbedingt bleiben Buchungen von Seminargästen und Geschäftsreisenden aus. Für Urlauber und Reisegruppen ist der Standort nicht interessant. Wenn jetzt keine Rücklagen in Ihrer Finanzplanung vorhanden sind und der Kontokorrent nahezu ausgeschöpft ist, gehen spätestens bei Fälligkeit der nächsten Gehaltszahlung die Lichter aus.

Auch wenn die meisten Hotels mittlerweile nach einer ausgereiften Finanzplanung arbeiten, lässt sich eine absehbare Liquiditätslücke nicht immer planmäßig füllen. Unverhofft kommt oft: Mal ist es ein defekter Heizkessel, mal ist es eine Forderungsabschreibung, mal ist es eine Abfindungszahlung an einen klagenden Mitarbeiter – schon sind alle Rücklagen Ihrer Finanzplanung verbraucht! Der Anruf bei der Hausbank zur Aufstockung des Kontokorrents lohnt nur, wenn anhand der Forecast nachweisbar ist, dass es sich nur um eine kurze, saisonbedingte Liquiditätslücke handelt. Selbst dann dauert die Bearbeitung oft Wochen und ist mit einem enormen Verwaltungsaufwand verbunden.

Wenn in Ihrem Hotel eine saisonbedingte Liquiditätslücke abzusehen ist, reagieren Sie als Hotelleitung frühzeitig. Erstellen Sie sich für die Zeit des Engpasses einen Liquiditätsplan, der Aufschluss über die Höhe des zu deckenden Betrags und die Dauer der Unterdeckung gibt.
Prüfen Sie nun, ob 1 und mehrere der folgenden Möglichkeiten zeitlich und finanziell ausreichen, die Liquiditätslücke zu schließen.

Gewerbesteuern, Abfallgebühren oder Berufsgenossenschaftsbeiträge lassen sich auf Antrag und gegen Zahlung eines Säumniszuschlags für einige Wochen stunden. Stellen Sie als Hotelleitung einen schriftlichen Antrag bei der entsprechenden Behörde. Als Begründung sollten Sie den tatsächlichen Grund offen aussprechen. Akzeptiert die Behörde Ihren Antrag, erhalten Sie einen schriftlichen Bescheid. Nennen Sie in Ihrem Antrag einen konkreten Termin, zu dem Sie den fälligen Betrag nachzahlen. Halten Sie diesen später unbedingt ein!
Vermeiden Sie Stundungsanträge auf Umsatz- und Lohnsteuern. Da es sich hier um die Abführung von Steuern Dritter dreht, für die Sie treuhändlerisch handeln, können Sie diese nicht stunden lassen.

Wenn Sie Pächter eines Hotels sind, führen Sie ein persönliches Gespräch mit Ihrem Verpächter, mit dem Ziel, den Pachtzins ganz oder teilweise für 1 oder 2 Monate auszusetzen. Voraussetzung ist hier natürlich, dass das Verhältnis zu Ihrem Verpächter bisher vertrauensvoll war und die Pachtzahlungen regelmäßig geflossen sind. Bereiten Sie sich ähnlich wie auf ein Bankgespräch mit folgenden Unterlagen zur Finanzplanung vor:

• Liquiditätsplan
• Reservierungsforecast
• Zeitnahe BWA

Sie vermeiden somit bei Ihrem Verpächter den Eindruck, dass längerfristige Schwierigkeiten bei Ihrer Finanzplanung bestehen. Auch Ihrem Verpächter sollten Sie als Hotelleitung direkt mitteilen, wann und in welchen Raten Sie den Pachtrückstand begleichen. Wenn Sie bei Ihrer Hausbank ein Darlehen tilgen, können Sie auch dort einen Antrag auf kurzfristige Zahlungsaussetzung stellen. Jedoch ist hier der Verwaltungs- und Zeitaufwand ähnlich groß wie bei der Aufstockung des Kontokorrents. Die Aussichten auf Erfolg zur Schließung Ihrer Liquiditätslückehängen auch hier sehr stark von dem bisherigen Geschäftsverhältnis mit Ihrer Bank ab.

Ob diese Möglichkeit fruchtet, wird in 1. Linie davon abhängen, ob es sich um einen Großlieferanten oder einen kleineren Zulieferer handelt. Die Außendienstmitarbeiter von Konzernen können kurzfristig meist nicht verhindern, dass überfällige Rechnungen aus dem Mahnwesen zurückgehalten werden. So kann es rasch passieren, dass Ihnen als Hotelleitung trotz einer Zusage von einem Vertreter schon nach wenigen Wochen die letzte Mahnung ins Haus flattert.
Bei kleineren Lieferanten hängt es sicherlich auch von deren eigener Liquidität ab, ob sie Ihnen einen längerfristigen Kredit zur Deckung Ihrer Liquiditätslücke gewähren können. In der Praxis zeigt sich jedoch oft, dass man gerade hier die meiste Kulanz zeigt, wenn auf Grund einer langjährigen Zusammenarbeit genügend Vertrauen besteht. Um dieses Vertrauen noch zu festigen, ist eine schriftliche Zahlungsvereinbarung zu Ihrer Finanzplanung, in der Laufzeit, Verzinsung und Zahlungsregelung fixiert sind, sinnvoll.

Vereinbaren Sie als Hotelleitung grundsätzlich bei Gruppen- und Reisebüroreservierungen Depositzahlungen von mindestens 50 %. Dies nutzt Ihnen bei Ihrer finanzplanung als Reservierungsgarantie ebenso wie als Liquiditätsreserve in buchungsschwachen Zeiten.

Berücksichtigen Sie, dass die Möglichkeiten 1 bis 3 nur zur kurzfristigen Überbrückung einer Liquiditätslücke geeignet sind. Sobald solche Vereinbarungen auf Grund tief greifender finanzieller Probleme nicht eingehalten werden können, wird es für Sie als Hotelleitung schwer werden, verloren gegangenes Vertrauen wieder zurückzugewinnen.