Hotelleitungen haben in der Regel wenig Gelegenheit, ihren Firmenwagen für private Zwecke zu nutzen. Dennoch, Ihr Finanzamt setzt monatlich 1 % vom Brutto-Listenpreis einschließlich der Sonderausstattung und Umsatzsteuer Ihres Firmenwagens an, die Sie als „geldwerten Vorteil“ für die private Nutzung Ihres Firmenwagens versteuern müssen.

Diese Regelung gilt immer dann, wenn ein Firmenwagen zu mindestens 50 % betrieblich genutzt wird und somit zum Betriebsvermögen gehört. Dies dürfte bei den meisten Firmenwagen in der Hotellerie zutreffen. Dass diese Besteuerung für Sie als Hotelleitung zu absurden Ergebnissen führen kann, zeigt sich spätestens, wenn Ihr privat mitgenutzter Firmenwagen schon älter und komplett abgeschrieben ist. Dann nämlich kann es schnell vorkommen, dass der 1-%-Wert höher liegt als die tatsächlichen Kfz-Kosten. Zwar lässt Ihr Finanzamt dann zu, dass der zu besteuernde geldwerte Vorteil auf den Betrag begrenzt wird, den Sie als Kfz-Kosten in Ihrer Buchhaltung erfasst haben. Allerdings wird damit im Ergebnis der gesamte (steuermindernde) Betriebsausgabenabzug für die Kfz- Kosten wieder getilgt.

Beispiel:
Ein Hotelier nutzt neben einem Betriebs-Kleinbus auch einen BMW, Baujahr 1995, mit einem Zeitwert von 2.000 €. Da der BMW schon abgeschrieben ist, wirken sich nur noch die reinen laufenden Kosten (Steuern, Versicherung, Reparaturen, Benzin) in Höhe von 2.000 € jährlich als Betriebsausgaben aus. Der Listenpreis des BMW betrug jedoch ursprünglich 19.300 € brutto, so dass ein geldwerter Vorteil von monatlich 1 % aus 19.300 €, also jährlich 2.316 €, versteuert werden muss – zuzüglich Umsatzsteuer.

Auch wenn in diesem Beispiel das Finanzamt den geldwerten Vorteil auf 2.000 € jährlich begrenzt, gehen im Ergebnis auch die 2.000 € Betriebsausgaben steuerlich verloren, obwohl der Hotelier den BMW auch für betriebliche Zwecke nutzt. Vermeiden können Sie als Hotelleitung dies nur, wenn Sie ein Fahrtenbuch führen, durch das Sie den Anteil der privaten Nutzung von Firmenwagen genau ermitteln.
Dies dürfte gerade für selbstständige Hoteliers, auf Grund des relativ niedrigen privaten Nutzungsgrads, sinnvoll sein. Doch auch bei der Führung des Fahrtenbuchs müssen Sie sich an einige Grundsätze halten, um nicht Gefahr zu laufen, dass irgendwann ein Betriebsprüfer dieses als nicht ordnungsgemäß einstuft.

Grundsätzlich gilt: Anhand des Fahrtenbuchs trennen Sie als Hotelleitung nicht nur private von geschäftlichen Fahrten, sondern weisen dem Finanzamt auch nach, dass Ihr Firmenwagen zu mehr als 50 % betrieblich genutzt wird und somit überhaupt steuerlich berücksichtigt werden kann. Diese 50-%-Regelung wurde erst Ende 2005 von der Bundesregierung beschlossen und hat zur Folge, dass seit 01.01.2006 Pkws, die weniger als 50 % betrieblich genutzt werden, überhaupt nicht mehr steuerlich geltend gemacht werden können. Dies ist in der Hotellerie insbesondere bei Zweit-Firmenwagen relevant.

• Datum
• Kilometerstand zu Beginn und am Ende jeder einzelnen Fahrt
• Reiseziel, Reisezweck und besuchte Geschäftspartner
• Bei Umwegen die Reiseroute
• Bei privaten Fahrten mit dem Firmenwagen, einschließlich derjenigen zwischen Wohnung und Betrieb ist es ausreichend, nur die gefahrenen Kilometer anzugeben.
• Berücksichtigen Sie, dass Sie als Hotelleitung beim Reisezweck den genauen Grund Ihrer Geschäftsreise angeben, z. B. Abholung der Gäste Schmidt am Bahnhof oder Verkaufsgespräch bei Herrn Meier.

Dass es die Finanzverwaltung mit der ordnungsgemäßen Führung von Fahrtenbüchern sehr ernst meint, zeigt ein Beispiel aus der Praxis. Ein Unternehmer hatte im Rhythmus von 3 Monaten sein Fahrtenbuch mittels einer Excel-Tabelle erstellt. Dies wurde bei einer Betriebsprüfung vom Finanzamt nicht anerkannt. Dagegen hatte der Unternehmer geklagt. Der Bundesfinanzhof hat jetzt dem Finanzamt Recht gegeben. Das Urteil: Ein Fahrtenbuch muss zeitnah und in geschlossener Form geführt werden. Die zu erfassenden Fahrten mit dem Firmenwagen, einschließlich des an ihrem Ende erreichten Kilometerstands sind vollständig und in ihrem fortlaufenden Zusammenhang wiederzugeben (BFH, Urteil vom 09.11.2005, Aktenzeichen: VI R 27/05).