Die Qualität und der Zustand Ihrer Hotelwäsche tragen entscheidend dazu bei, wie wohl sich Ihre Gäste in Ihrem Hotel fühlen. Wenn nun jedoch Ihre Tisch-, Bett- und Frottierwäsche verschlissen, verfleckt oder unmodern ist, kann Ihnen die beste Wäscherei, ganz gleich ob intern oder extern, nicht mehr helfen. Dann ist für Sie als Hotelleitung Einkauf von neuer Hotelwäsche angesagt.

Die Überlegung, ob nun der Kauf oder die Anmietung neuer Hotelwäsche die richtige Lösung für Ihren Betrieb ist, hängt entscheidend vom Verschleiß und dem Nutzungsgrad Ihrer Wäsche ab. Bedingt durch nicht entfernbare Flecken, Brandlöcher und natürliche Abnutzung durch häufiges Waschen und Mangeln kann es Ihnen bei eigener Hotelwäsche bereits nach relativ kurzer Zeit passieren, dass Ihr Bestand nicht mehr ausreicht und Hotelwäsche nachgekauft werden muss.
Sinnvoll wird der Kauf nur, wenn Sie bewusst verschiedene Serien in kleineren Mengen anschaffen, die Sie gezielt in dazu passenden Zimmern und Teilen Ihres Restaurants einsetzen.

Textile Mietdienstleistungen oder Textil-Management sind eher unhandliche Begriffe, denen Sie als Hotelleitung beim Einkauf begegnen. Jedoch verbirgt sich dahinter mehr als nur die Anmietung und Lieferung von Hotelwäsche. Viele Mietwäsche-Anbieter versorgen Hotels heute ebenso mit:

• Mengen-Bedarfsanalysen
• Beratung bezüglich Stil und Qualität
• Beschwerdemanagement zwischen Hotel und Wäscherei
• kostenstellenbezogener Rechnungsstellung zur Vereinfachung des Controllings

Wenn Sie mit Ihrer derzeitigen Wäscherei zufrieden sind, müssen Sie bei Abschluss eines Mietwäschevertrags nicht zwangsläufig die Wäscherei wechseln. In der Praxis zeigt sich häufig, dass oft auch aus logistischen Gründen die bestehende Wäscherei in den Vertrag aufgenommen werden kann.

Wie umfangreich Sie diese Vorteile auskosten können, hängt entscheidend von den Vertragsbedingungen des Anbieters ab. Nach wie vor gibt es Anbieter, die teilweise zu lange Vertragszeiten zu nicht immer günstigen Konditionen anbieten. Außerdem sind die Preis- und Abrechnungsmodalitäten sehr unterschiedlich. Prüfen Sie als Hotelleitung daher eingehend die größten Risiken.

Nehmen Sie sich als Hotelleitung bei der Erstlieferung der Hotelwäsche ausreichend Zeit für die Abnahme und Inventarisierung.
Das Übergabeprotokoll ist Vertragsbestandteil und spiegelt Ihren Bestand über die gesamte Vertragszeit wider. Sollte es später zu Streitigkeiten hinsichtlich des Bestands kommen, werden beide Parteien auf das Übergabeprotokoll zurückgreifen. Vereinbaren Sie zusätzlich 2–mal pro Jahr Inventuren, bei denen Bestand und Qualität der Hotelwäsche geprüft werden.

Eine der größten Schwächen während der Vertragslaufzeit zeigt sich oft beim Austausch von beschädigter Hotelwäsche. Da diese nicht von der Wäscherei, sondern vom Wäscheanbieter ausgetauscht wird, kann es lange dauern, bis dieser auf seiner nächsten Tour bei Ihnen vorbeischaut. Nicht selten verzögern die Anbieter diesen Vorgang bewusst, da dadurch Kosten für sie entstehen. Für Sie als Hotelleitung kann dies bedeuten, dass Ihnen zu Spitzenzeiten Ihr Bestand nicht ausreicht.
Vereinbaren Sie mit dem Vertreter Ihres Mietwäsche-Anbieters einen regelmäßigen Besuchsturnus, bei dem er beschädigte Hotelwäsche mitnimmt und den Ersatz über die Wäscherei an Sie zurückliefert. Die meisten Anbieter verfügen über Erfassungsformulare für beschädigte Wäsche. Lassen Sie diese regelmäßig von Ihrem Housekeeping führen und ablegen, damit Sie als Hotelleitung eine bessere Kontrolle über den Austausch der Hotelwäsche haben.

• Austausch von verschlissener oder beschädigter Hotelwäsche ohne Zusatzkosten
• kaum Lagerhaltungskosten
• Aufstockung des Bestands zu Spitzenzeiten, dadurch keine Engpässe
• sofort abschreibbare Kosten, da keine Kapitalbindung
• bei Stückpreisabrechnung gute Kostenkalkulation möglich

• Vertragsdauer sollte 3 Jahre nicht überschreiten
• Instandhaltung, Reinigung und Austausch beschädigter Hotelwäsche müssen Anbieter obliegen
• Austauschmodalitäten müssen Vertragsbestandteil sein
• Aufstockung des Bestands muss zum Vertragspreis möglich sein
• Mietpreis muss transparent sein: nur zu reinigende Hotelwäsche darf berechnet werden, keine Lagergebühren, Grundpauschalen oder ähnliche Zusatzkosten akzeptieren!