Als Anfang der 80er Jahre die Firma Neptune die 1. Zimmerreservierungs- und Buchungssoftware auf den deutschen Hotelmarkt brachte, führte dies nach und nach zu einem enormen Wandel in der Hotelorganisation. Heute stellen wir an moderne Hotelreservierungsprogramme Anforderungen, die damals kaum jemand für umsetzbar und bezahlbar gehalten hätte. Auch wenn es seit einigen Jahren eine Vielzahl von Anbietern gibt, sind nach wie vor nur wenige Programme technisch ausgereift, stabil und für die Anforderungen der Zukunft interessant.

Bevor Sie sich eine neue Hotelsoftware anschaffen, prüfen Sie eingehend, welche Anforderungen diese langfristig für Ihr Hotel erfüllen muss und welche Anwendungen Sie tatsächlich einsetzen wollen:

• Wie viele Arbeitsplätze werden benötigt?

• Welche Komponenten sollen eingesetzt werden?

a) Front-Office
b) Food & Beverage
c) Bankett
d) Sales & Marketing
e) Buchhaltung
Welche Schnittstellen benötigen Sie?
a) Telekommunikation
b) Restaurantkasse(n)
c) Elektr. Schließsystem
d) Pay-TV
Planen Sie in der Zukunft die Anbindung Ihrer Hotelsoftware an ein Online-Buchungssystem oder CRM-System?
Erfüllt Ihre Hardware noch die Anforderungen eines modernen
Hotelreservierungsprogramms?

Alle nennenswerten Anbieter bieten Ihnen als Hotelleitung Hotelreservierungsprogramme an, die auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten sind. Je höher Ihre Anforderungen sind und je mehr Anwendungen Sie nutzen möchten, desto mehr bezahlen Sie letztendlich im Einkauf für das Produkt. Prüfen Sie daher genau, mit welchen Anwendungsmodulen der Hotelreservierungsprogramme Sie tatsächlich arbeiten möchten. Ansonsten bezahlen Sie für Funktionen, die Sie als Hotelleitung möglicherweise langfristig gar nicht nutzen. Die Voraussetzung einer Anwendungserweiterung für die Zukunft muss jedoch auf jeden Fall vorhanden sein.

Gerade für ein individuell geführtes Hotel ist es wichtig, ein Hotelreservierungsprogramm zu nutzen, mit der Sie aktiv Marketing betreiben können. Die Erfassung von Marktcodes, Buchungsherkunft und Buchungswegen sowie Gästewünschen gehört heute zum Standard. Beachten Sie als Hotelleitung jedoch, dass auch bei diesen Anwendungen eine übersichtliche und einfache Benutzung garantiert ist.

Ein nicht unerheblicher Teil der Anschaffungskosten Ihres Hotelreservierungsprogramms fällt in die Schulung für Sie und Ihre Mitarbeiter. Je nach Umfang Ihres Hotelreservierungsprogramms kann diese einige Tage dauern. Vergleichen Sie die Schulungskosten der Anbieter genau und achten Sie auf eine gut organisierte Ablaufplanung. Wenn die Schulung nicht sorgfältig durchgeführt wird oder nur ein Teil Ihrer Mitarbeiter daran teilnimmt, werden Sie als Hotelleitung später Probleme bei der Stammdatenpflege bekommen und das Potential Ihres Hotelreservierungsprogramms kaum voll ausschöpfen können.

Auch wenn Ihnen als Hotelleitung heute manche Funktionen überflüssig vorkommen: Denken Sie bereits heute an technische Weiterentwicklungen! Viele Ketten- und Kooperationshotels installieren derzeit so genannte Customer-Relationship-Management (CRM)-Systeme, die eine noch intensivere Kundendaten- Auswertung als bisher zulassen. Auch die direkte Anbindung Ihres Hotelreservierungsprogramms an ein Online-Buchungssystem wird in ein paar Jahren zum üblichen Standard gehören. Beachten Sie daher bei Ihrem Einkauf, dass Ihre neue Software die Voraussetzungen für solche Entwicklungen bereits heute weitgehend erfüllt.