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Liebe Leserin, lieber Leser, Die Kontaktaufnahme und Akquise von neuen Firmenkunden ist mit der Pflege von Freundschaften vergleichbar: In beiden Fällen besteht zunächst das Potential, das durch längerfristige Pflege zur Bindung wird. Gehen Sie bei der Neukundengewinnung nicht vor, als wäre heute Ihr letzter Tag vor dem Armageddon. Sie benötigen für eine feste Bindung eine Vertrauensbasis, und diese aufzubauen braucht Zeit. Lesen sie, wie Sie am besten vorgehen. Lassen Sie auch in Ihre Einkäufe Vorstrukturierungen einfließen. So behalten Sie den Überblick und können sich der Qualität der eingekauften Waren sicher sein. In diesem Fall sind Vorüberlegungen schon fast die ganze Miete. Im zweiten Text erhalten sie wertvolle Tipps, mit denen Sie „Einkaufschaos“ aus Ihrem Vokabular verbannen. Ihre Anja Pieper Redakteurin von Hotelleitung aktuell Das sind Ihre Themen: So stellen Sie den Erstkontakt zu potenziellen lokalen Firmenkunden her Einkaufsorganisation – Die wichtigsten Regeln für einen strukturierten Einkauf |
Neukundengewinnung durch Kaltakquisition funktioniert am besten, wenn Sie es schaffen, bereits beim 1. Kontakt eine Beziehung zu einem künftigen Geschäftspartner herzustellen. Geschäftsreisende und Seminargäste sind für die meisten Hotels eine wichtige Zielgruppe. Insbesondere potenzielle Firmenkunden aus Ihrer Region dürften bei Ihnen und Ihren Mitbewerbern ganz oben in der Gunst stehen. Doch bei der Akquisition zeigt sich immer wieder, wie schwer es ist, an Entscheidungsträger heranzukommen, Vertrauen aufzubauen und letztendlich auch Geschäft zu bekommen. Immer wieder machen Hotels in diesem Zusammenhang den Fehler, dass sie mit der Einstellung bei den Firmen anrufen, möglichst kurzfristig Buchungen zu erhalten. Aber dies funktioniert nur sehr selten. Geschäftsbeziehungen müssen langsam aufgebaut und regelmäßig gepflegt werden. Ausgewählte Firmenadressen über die IHK Um festzustellen, welche lokalen Firmen für Ihr Hotel potenzielle Kunden sind, können Sie sich zunächst Adressen über Ihre IHK-Regionalstelle beschaffen. Dabei sollten Sie sich ein Kurzprofil erstellen, um wirklich nur die Firmen zu finden, von denen Sie Buchungspotenzial zu erwarten haben. Die Firmenanschriften werden Ihnen von der IHK wahlweise per E - Mail, Datenträger oder in Papierform zugesandt. Für 100 vollständige Adressen zahlen Sie etwa 50 €. Praxis - Tipp: Kurzprofil möglicher Neukunden für eine IHK-Recherche PLZ-Gebiet: 34000-34999 Branche: Industrie Mitarbeiter: > 100 Umsatz: > 10 Mio. € Wer ist der richtige Ansprechpartner für Sie? Der 1. Anruf bei einer Firma beschränkt sich zunächst darauf, herauszufinden, wer die Entscheidungsträger für Buchungen im Geschäftsreise- und Seminarbereich sind und welches Potenzial vorhanden ist. Natürlich ist jede Firma etwas anders strukturiert. Mal gibt es eine interne Reisestelle mit einem Travel- Manager, mal sind es einzelne Sekretariate und ein andermal ist es die Personal- oder Marketingabteilung, die für den Seminarbereich zuständig ist. Daher ist es am sinnvollsten, dies direkt über die Telefonzentrale der Firma zu erfragen. Hartnäckigkeit führt zum Ziel In der Regel erhalten Sie den Namen des entsprechenden Entscheidungsträgers. Notieren Sie sich diesen unbedingt mit dessen Position. Wenn Sie nicht direkt durchgestellt werden, müssen Sie möglicherweise ein paar Anläufe nehmen. Doch bleiben Sie hartnäckig, nur so erreichen Sie Ihr Ziel. Chemie zum Gesprächspartner muss stimmen Fallen Sie nicht gleich mit der Tür ins Haus! Wenn Sie das 1. Mal mit dem Entscheidungsträger sprechen, stellen Sie sich zunächst selbst und Ihr Hotel vor, damit dieser versteht, was Sie überhaupt von ihm wollen und mit wem er es zu tun hat. Jetzt zeigt sich, ob die Chemie zwischen Ihnen stimmt und ob Sie, einen „Draht“ zu Ihrem Gesprächspartner bekommen. Versuchen Sie einen angenehmen Gesprächsfluss herzustellen, in dem Sie möglichst viele Fragen zulassen. Daneben müssen Sie aber auch gezielte Fragen zum Buchungspotenzial stellen und dem Entscheidungsträger vermitteln, welche Vorteile er in einer Zusammenarbeit mit Ihnen hat. Anfragen kategorisch nachbearbeiten Notieren Sie sich während des Gespräches alle relevanten Fakten zum Buchungsaufkommen. So können Sie direkt erkennen, wie wichtig der Kunde aufgrund seines Potenzials ist. Beenden Sie dieses und folgende Gespräche immer mit einer „Vereinbarung“, die Ihnen den Anlass gibt, bald wieder Kontakt zu dem Kunden aufzunehmen. Beispielsweise das Zusenden von Broschüren oder einen Gutschein für eine Probebuchung. Auf diese Weise steuern Sie die Beziehung Schritt für Schritt, bis Sie den Kunden davon überzeugt haben, dass Ihr Hotel das richtige für ihn ist. |
 Der Aufbau eines durchschaubaren Bestellmechanismus hilft Ihnen, Ihren Wareneinkauf besser zu kontrollieren und unnötige Kosten einzusparen Frische Lebensmittel landen verstärkt im Mülleimer, fehlende Waren müssen ständig nachgekauft werden, die Lagerbestände nehmen inflationäre Ausmaße an, die monatlichen Einkaufskosten steigen permanent – all dies sind Hinweise dafür, dass mit der Organisation des Wareneinkaufs irgendetwas nicht stimmt. Spätestens jetzt wird die Kontrolle des Einkaufs zur Chefsache, denn die Folgen eines unstrukturierten und schlecht organisierten Einkaufs können auf Dauer hohe Kosten verursachen, die jeden Preisvorteil und jeden noch so guten Wareneinsatz schnell zunichte machen. Bestellvorgänge müssen transparent sein Insbesondere dann, wenn Sie kein elektronisches Warenwirtschaftsprogramm nutzen, sind klare Regeln, die Ihren Mitarbeitern durchweg bekannt sind und konsequent eingehalten werden, die Basis für einen transparenten und gut strukturierten Einkauf.
Je nachdem, wie oft Sie von den jeweiligen Lieferanten beliefert werden, sollten Sie feste Zeiten vereinbaren, zu denen die Bestellung abgegeben werden muss. Rufen nicht Sie, sondern Ihr Lieferant an, um die Bestellung aufzunehmen, sprechen Sie mit ihm eine Uhrzeit ab, zu der er immer anrufen soll (zum Beispiel zwischen 10.00 und 11.00 Uhr). Sie vermeiden dadurch Bestellanrufe zu Service- oder Pausenzeiten. Außerdem wissen Ihre Mitarbeiter dann ganz genau, bis wann die Bestellungen fertig sein müssen.
Jeder Mitarbeiter ist dafür verantwortlich, ausgehende Waren rechtzeitig zu erfassen. Dafür hat jede Abteilung eine Bestellliste, die jedem Mitarbeiter zugänglich ist. Der Abteilungsleiter prüft vor der Bestellung die Liste und überträgt die fehlenden Waren in sein Bestellbuch.
Nicht jeder Mitarbeiter darf befugt sein, Bestellungen in Auftrag zu geben. In der Regel ist der Abteilungsleiter in seinem Arbeitsbereich für die Bestellungen verantwortlich. Darüber hinaus gibt es einen Stellvertreter, der die Bestellungen in Abwesenheit des Abteilungsleiters durchführt. Ein Lieferantenwechsel oder die Aufnahme eines neuen Lieferanten darf nur in Absprache mit Ihnen vorgenommen werden, da dies mit Verhandlungen über Preise und anderen Konditionen verbunden ist.
Legen Sie für jede Abteilung ein Buch an, in dem alle Bestellungen mit Angabe des Datums und des Lieferanten erfasst werden müssen. Die vereinbarten Bestellzeiten mit den jeweiligen Lieferanten sind hier ebenso vermerkt, wie auch der Abteilungsleiter die Abgabe der Order bestätigt. Können bestimmte Waren nicht geliefert werden, wird dies mit der Angabe der eventuellen Nachlieferung auch im Bestellbuch eingetragen. Anhand dieses Buches können Sie die Bestellungen jederzeit kontrollieren. Gleichermaßen kann durch das Bestellbuch eine Kontrolle bei der Warenlieferung durch einen Abgleich mit dem Lieferschein vorgenommen werden.
Viele Hotels schicken Mitarbeiter zu einem Großmarkt, um Waren einzukaufen, die dort offensichtlich günstiger sind als bei den Lieferanten. Solche Einkäufe sind jedoch selten von Vorteil, weil sie mit Kosten und Risiken verbunden sind. Einerseits ist die Entsendung von Mitarbeitern mit Kosten für Arbeitszeit und Fahrt verbunden. Andererseits wird beim Einkauf von frischen und gefrorenen Waren, im Gegensatz zur Belieferung, die Kühlkette unterbrochen, was gegen das Lebensmittelrecht verstößt. Direkteinkäufe sollten Sie daher auf Ausnahmen beschränken, beispielsweise wenn unvorhergesehen Waren gebraucht werden oder dringend benötigte Waren nicht mitgeliefert wurden. Quick - Tipp: Lieferantenstamm gering haltenJeder Ihrer Lieferanten schickt regelmäßig Vertreter in Ihr Hotel, um den Verkauf zu forcieren und neue Produkte anzubieten. Wenn Sie einen zu großen Lieferantenstamm haben, kann es Ihnen passieren, dass bestimmte Waren unnötig, doppelt oder zu teuer eingekauft werden, weil Ihnen der Überblick verloren geht. Darüber hinaus kosten Vertreterbesuche Zeit, und viele Lieferanten liefern am Monatsende auch viele Rechnungen, die Ihre Buchhaltungskosten nach oben treiben. Halten Sie daher Ihren Lieferantenstamm übersichtlich. Anzeige Die 20 wichtigsten Tipps für erfolgreiche Reden Jetzt neu: der Sonder-Report „Workshop Rhetorik"! Damit können Sie die Erfolgs-Geheimnisse der erfolgreichsten Redner sofort 1:1 übernehmen, zum Beispiel diese:
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 Der Aufbau eines durchschaubaren Bestellmechanismus hilft Ihnen, Ihren Wareneinkauf besser zu kontrollieren und unnötige Kosten einzusparen Frische Lebensmittel landen verstärkt im Mülleimer, fehlende Waren müssen ständig nachgekauft werden, die Lagerbestände nehmen inflationäre Ausmaße an, die monatlichen Einkaufskosten steigen permanent – all dies sind Hinweise dafür, dass mit der Organisation des Wareneinkaufs irgendetwas nicht stimmt. Spätestens jetzt wird die Kontrolle des Einkaufs zur Chefsache, denn die Folgen eines unstrukturierten und schlecht organisierten Einkaufs können auf Dauer hohe Kosten verursachen, die jeden Preisvorteil und jeden noch so guten Wareneinsatz schnell zunichte machen. Bestellvorgänge müssen transparent sein Insbesondere dann, wenn Sie kein elektronisches Warenwirtschaftsprogramm nutzen, sind klare Regeln, die Ihren Mitarbeitern durchweg bekannt sind und konsequent eingehalten werden, die Basis für einen transparenten und gut strukturierten Einkauf.
Je nachdem, wie oft Sie von den jeweiligen Lieferanten beliefert werden, sollten Sie feste Zeiten vereinbaren, zu denen die Bestellung abgegeben werden muss. Rufen nicht Sie, sondern Ihr Lieferant an, um die Bestellung aufzunehmen, sprechen Sie mit ihm eine Uhrzeit ab, zu der er immer anrufen soll (zum Beispiel zwischen 10.00 und 11.00 Uhr). Sie vermeiden dadurch Bestellanrufe zu Service- oder Pausenzeiten. Außerdem wissen Ihre Mitarbeiter dann ganz genau, bis wann die Bestellungen fertig sein müssen.
Jeder Mitarbeiter ist dafür verantwortlich, ausgehende Waren rechtzeitig zu erfassen. Dafür hat jede Abteilung eine Bestellliste, die jedem Mitarbeiter zugänglich ist. Der Abteilungsleiter prüft vor der Bestellung die Liste und überträgt die fehlenden Waren in sein Bestellbuch.
Nicht jeder Mitarbeiter darf befugt sein, Bestellungen in Auftrag zu geben. In der Regel ist der Abteilungsleiter in seinem Arbeitsbereich für die Bestellungen verantwortlich. Darüber hinaus gibt es einen Stellvertreter, der die Bestellungen in Abwesenheit des Abteilungsleiters durchführt. Ein Lieferantenwechsel oder die Aufnahme eines neuen Lieferanten darf nur in Absprache mit Ihnen vorgenommen werden, da dies mit Verhandlungen über Preise und anderen Konditionen verbunden ist.
Legen Sie für jede Abteilung ein Buch an, in dem alle Bestellungen mit Angabe des Datums und des Lieferanten erfasst werden müssen. Die vereinbarten Bestellzeiten mit den jeweiligen Lieferanten sind hier ebenso vermerkt, wie auch der Abteilungsleiter die Abgabe der Order bestätigt. Können bestimmte Waren nicht geliefert werden, wird dies mit der Angabe der eventuellen Nachlieferung auch im Bestellbuch eingetragen. Anhand dieses Buches können Sie die Bestellungen jederzeit kontrollieren. Gleichermaßen kann durch das Bestellbuch eine Kontrolle bei der Warenlieferung durch einen Abgleich mit dem Lieferschein vorgenommen werden.
Viele Hotels schicken Mitarbeiter zu einem Großmarkt, um Waren einzukaufen, die dort offensichtlich günstiger sind als bei den Lieferanten. Solche Einkäufe sind jedoch selten von Vorteil, weil sie mit Kosten und Risiken verbunden sind. Einerseits ist die Entsendung von Mitarbeitern mit Kosten für Arbeitszeit und Fahrt verbunden. Andererseits wird beim Einkauf von frischen und gefrorenen Waren, im Gegensatz zur Belieferung, die Kühlkette unterbrochen, was gegen das Lebensmittelrecht verstößt. Direkteinkäufe sollten Sie daher auf Ausnahmen beschränken, beispielsweise wenn unvorhergesehen Waren gebraucht werden oder dringend benötigte Waren nicht mitgeliefert wurden. Quick - Tipp: Lieferantenstamm gering haltenJeder Ihrer Lieferanten schickt regelmäßig Vertreter in Ihr Hotel, um den Verkauf zu forcieren und neue Produkte anzubieten. Wenn Sie einen zu großen Lieferantenstamm haben, kann es Ihnen passieren, dass bestimmte Waren unnötig, doppelt oder zu teuer eingekauft werden, weil Ihnen der Überblick verloren geht. Darüber hinaus kosten Vertreterbesuche Zeit, und viele Lieferanten liefern am Monatsende auch viele Rechnungen, die Ihre Buchhaltungskosten nach oben treiben. Halten Sie daher Ihren Lieferantenstamm übersichtlich. Anzeige Die 20 wichtigsten Tipps für erfolgreiche Reden Jetzt neu: der Sonder-Report „Workshop Rhetorik"! Damit können Sie die Erfolgs-Geheimnisse der erfolgreichsten Redner sofort 1:1 übernehmen, zum Beispiel diese:
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