Lassen Sie als Hotelleitung die Öffentlichkeit wissen, was in Ihrem Hotel passiert! Dies klingt fast so, als wäre Ihr Hotel ein Produzent von Nachrichten. Genau genommen ist das auch richtig, wenn es auch nur höchst selten die „großen Nachrichten“ sind. Entscheidend ist jedoch, dass sich in der Öffentlichkeit ein Vorstellungsbild (Image) über Ihr Hotel aufbaut, wenn Sie regelmäßig dort erscheinen. Gleichzeitig erhöht sich Ihr Bekanntheitsgrad. Public Relations (Öffentlichkeits- und Pressearbeit) ist das Schlagwort, unter dem man die Kommunikationsbeziehungen eines Unternehmens versteht. Sie dient dem Aufbau von Vertrauen und Sympathie, um ein langfristig gutes Beziehungsklima zu Ihren Zielgruppen und der Öffentlichkeit herzustellen.

Anders als bei der reinen Öffentlichkeitsarbeit, die Sie direkt an Meinungsbildner wie beispielsweise Ihre Vertragsfirmen, Lieferanten, Stammgäste oder Institutionen Ihrer Stadt richten, brauchen Sie bei der Pressearbeit Partner – nämlich Journalisten –, die Ihre Nachrichten an die entsprechenden Medien „weiterverkaufen“. Wie bei jeder Partnerschaft ist auch beim Umgang mit Journalisten Ehrlichkeit, Offenheit und Vertrauen die Basis einer guten Zusammenarbeit. Um neue Kontakte in Ihrer Pressearbeit herzustellen, laden Sie einen Journalisten in Ihr Hotel ein und stellen so den persönlichen Kontakt her.

Senden Sie dem Journalisten vor seinem Besuch in Ihrem Hotel eine Pressemappe zu. Somit kann er sich vorab bereits ein Bild über Ihr Haus machen. Diese sollte enthalten:

• Grundinformationen über Ihr Hotel

• Informationen über Sie als Hotelleitung (Eigentümer, Betreiber, Direktor)

• Pressespiegel (bisherige Veröffentlichungen)

• Besonderheiten Ihres Hotels

• Ihre Visitenkarten und Hotelbroschüre

Die regelmäßige Pflege zu den Pressekontakten ist für Sie als Hotelleitung die Basis, um wirksame Pressearbeit leisten zu können. Da Journalisten von Informationen leben, ist es notwendig, den Draht zu ihnen am Glühen zu halten. Das bedeutet, immer dann, wenn Nachrichten in Ihrem Hotel produziert werden, sollten Ihre Pressekontakte auch unmittelbar informiert werden. Bei Veranstaltungen und Aktivitäten in Ihrem Haus sollten Sie Journalisten direkt einladen. Somit können sie sich die Informationen aus erster Quelle beschaffen sowie Interviews und Fotos machen. Handelt es sich um Informationen, die Sie als Hotelleitung selbst produzieren, müssen Sie diese als Pressemitteilung weitergeben.

Damit Ihre Information, die Sie in die Öffentlichkeit bringen möchten, zur Nachricht wird, müssen Sie sie heiß und feurig gestalten, damit sie zur Veröffentlichung interessant wird und Aufmerksamkeit erregt. Prüfen Sie anhand dieser Checkliste den Wert Ihrer Information:

• Aktualität: Sind Ihre Informationen aktuell?

• Werthaltigkeit: Hat der Leser einen Vorteil von Ihrer Information?

• Thematik: Worum geht es bei Ihrer Information? Handelt es sich um ein außergewöhnliches und interessantes Thema?

• Neuheit: Handelt es sich um eine seltene oder vollkommen neue Information?

• Namen: Namen machen Nachrichten! Können Sie bekannte Namen bieten?

• Ort: Ist Ihre Information vorwiegend lokal, regional, überregional oder gar international interessant?

Je weniger dieser Kriterien Ihre Information erfüllt, desto schwächer ist die Nachricht. In diesem Fall müssen Sie als Hotelleitung einen „Aufhänger“ schaffen, um Aufmerksamkeit zu erwecken und somit Ihre Message zu transportieren. Mit „Aufhänger“ ist die Art der Verpackung Ihrer Nachricht gemeint. Hiefür ist nun Ihre Kreativität gefragt, denn nur wenn Ihre Verpackung spektakulär wirkt, können Sie eine eher schwache Information in Ihrer Pressearbeit zur interessanten Nachricht machen.

Beispiel 1: Azubi

Ihre Nachricht
Ihr Hotel stellt jedes Jahr 4 neue Auszubildende ein.

Ihr Aufhänger
Die Hotelleitung lädt die 10. Klasse der örtlichen Schule ein, um einen Tag
lang den Schülern die Abläufe in Ihrem Hotel zu zeigen.

Ergebnis
Mit dieser Pressearbeit schaffen Sie ein Ereignis von lokalem Interesse, über das die Medien berichten und Sie gleichzeitig Ihre eigentliche Nachricht transportieren können.

Beispiel 2: Umweltschutz

Ihre Nachricht
Ihr Hotel bietet aus Gründen des Umweltschutzes keine Portionsverpackungen beim Frühstück mehr an.

Ihr Aufhänger
Ein Teil Ihrer Mitarbeiter läuft einen Tag durch Ihre Stadt, um Müll aufzusammeln. Sie als Hotelleitung lassen sich mit Ihren Mitarbeitern vor diesem Müllberg fotografieren und treffen die Aussage: „Wir wollen einen Beitrag zur Sauberkeit unserer Stadt leisten!“

Ergebnis
Der Verzicht auf Portionsverpackungen auf Ihrem Frühstücksbuffet, wird als Ihr Beitrag zum Umweltschutz in Ihre Aktion eingebaut und somit als Pressearbeit an die Öffentlichkeit transportiert.

Damit Ihre Pressemitteilungen möglichst direkt verarbeitet werden können, ist es notwendig, ein paar einfache Grundregeln zu beachten. Bedenken Sie als Hotelleitung, dass eine Zeitungsredaktion täglich dutzende Pressemitteilungen bekommt. Je weniger Formfehler Ihr Text enthält, desto besser kann der Journalist die Wertigkeit Ihrer Nachricht beurteilen und entsprechend schneller verarbeiten.

Achten Sie bei der Überschrift darauf, dass diese nicht zu lang ist, jedoch bereits Aufmerksamkeit und Interesse erweckt. Zwischenüberschriften erleichtern gerade bei längeren Texten einen schnelleren Überblick und sollen das Interesse zum Weiterlesen wahren.

Formulieren Sie Ihren Text klar, verständlich und abwechslungsreich. Versuchen Sie Bilder in den Köpfen der Leser zu malen! Vermeiden Sie Fremdwörter und Fachjargon. Nennen Sie Namen – denn Namen machen Nachrichten! Beginnen Sie mit den stärksten Informationen generell am Anfang. Achten Sie jedoch darauf, dass Sie im Verlauf Ihres weiteren Textes informativ bleiben.

Formulieren Sie Ihren Text klar, verständlich und abwechslungsreich. Versuchen Sie Bilder in den Köpfen der Leser zu malen! Vermeiden Sie Fremdwörter und Fachjargon. Nennen Sie Namen – denn Namen machen Nachrichten! Beginnen Sie mit den stärksten Informationen generell am Anfang. Achten Sie jedoch darauf, dass Sie im Verlauf Ihres weiteren Textes informativ bleiben.

Eine Pressemitteilung ist kein Werbetext. Verwenden Sie daher keine Superlative und kein "Wir". Formulieren Sie durch einen sachlichen und neutralen Schreibstil. Dies schafft Vertrauen.

Formulieren Sie jeden Absatz nach dem Baukastensystem. Das heißt, der Journalist kann bei Kürzungeneinfach einen Absatz weglassen, ohne dass Ihre Informationen verstümmelt werden. Schreiben Sie in 1,5-zeiligem Abstand. Es muss rechts und links ein Rand von ca. 5 cm vorhanden sein, damit der Redakteur Platz zum Umschreiben oder Korrigieren hat. Jede Zeile sollten nicht mehr als 45 bis 55 Anschläge haben. Arbeitserleichterungen für den Redakteur erhöhen die Wahrscheinlichkeit der Veröffentlichung Ihrer Pressemitteilung.

Datum, Ort, Ansprechpartner, Adresse, Telefon, Fax und E-Mail sind unverzichtbare Elemente jeder Pressearbeit. Falls der Redakteur Fragen hat, weiß er direkt, an wen er sich wenden muss. Außerdem muss klar erkennbar sein, dass es sich um eine Pressemitteilung handelt.

Wenn Sie Fotos zur Ihrer Nachricht haben, senden Sie diese im günstigsten Fall digital an Ihren Pressekontakt. Achten Sie auf eine sehr gute Bildqualität und Aussagekraft. Natürlich können Sie auch herkömmliche Fotos verwenden. Berücksichtigen Sie jedoch dann eine Beschriftung zur Zuordnung des Bildes zum Text. Ist das Foto rechtlich geschützt, muss der Urheber erwähnt werden. Bildunterschriften sollten nicht länger als 20 Wörter sein.

• Ist der Inhalt der Nachricht schnell zu begreifen?
• Ist der Text frei von Fehlern?
• Wirkt die Nachricht wichtig?
• Wurde auf Nebensächliches verzichtet?
• Ist im Text ein nachvollziehbarer Vorteil für den Leser enthalten?
• Kann der Text vom Redakteur schnell verarbeitet werden?